Когда намечается грандиозное, массовое мероприятие, связанное с определенной тематикой, потребуется взять в аренду соответствующее помещение. Оно должно быть хорошо отремонтированным, содержать необходимое звуковое и световое оборудование и быть недалеко от транспортной развязки. Компания, предлагающая услуги «аренда конференц-зала» предоставит лучшие варианты к рассмотрению в центре Киева, недалеко от станции метро. Но прежде чем заключать договор об арендовании, нужно определиться с некоторыми параметрами, помогающими правильно организовать намечающееся событие.

Установка даты

Важно событие проводить самого оптимального числа. Об этом моменте многие не думают заранее. Но потом они понимают свою ошибку, когда гостей приходит на симпозиум очень мало. Первое, о чем нужно узнать – это о презентации конференций своих «конкурентов». Особенно это важно, если тематика мероприятий одинаковая. Лучше перенести свое событие на несколько дней ранее. Это поможет провести презентацию для большей аудитории.

Не стоит назначать симпозиум на первые дни недели. Многие люди еще не вошли достойным образом в рабочее состояние. Это помешает им хорошо усваивать преподанную информацию. Также не стоит что-то планировать на время отпусков и праздников.

Список гостей

Когда тема мероприятия стала точно установленной и была определена дата проведения, нужно понять какие по вместительности конференц-залы Киев стоит рассматривать. Ля этого составляется список участников и рассылаются им приглашения.

Арендованные залы могут вмещать от 30 до 300 человек. Поэтому нужно точно обозначить число присутствующих. За несколько дней до конференции потребуется обзвонить всех участников, узнать не изменились у них планы, будут ли они участвовать во встрече. Это может значительно повлиять на выбор зала с числом посадочных мест. Кроме этого обязательно нужно оставить несколько свободных мест в резерве. Очень часто случается, что гость передумал и решил посетить назначенное событие.

 

Также важно узнать сколько человек прибудет на личном транспорте, а сколько – будет иногородних. От этого зависит выбор зала с парковочными местами определенного количества и с учетом транспортных развязок для гостей столицы. Также для таких участников может понадобиться трансфер или точный план по нахождению места встречи.

Тематика мероприятия

Компания, предоставляющая лучшие конференц-залы в Киеве в центре, предлагает выбрать помещение по своим потребностям. Для того чтобы сделать правильный выбор, нужно знать на какой зал стоит обратить внимание.

Бизнес-встреча

Часто требуется произвести впечатление на партнеров и при этом провести деловые сборы в определенном помещении. Для этого нужно выбирать небольшое по размерам место, в котором имеется специальный стол, позволяющий партнерам по бизнесу расположиться напротив друг друга. Конструкция может быть круглой или квадратной – по желанию заказчика.

Корпоратив

Собрание сотрудников необходимо проводить в менее официальной атмосфере. Можно выбрать зал с удобными креслами и диванами вместо стульев. Также стоит обратить внимание на оформление. Это может быть уютное помещение с большим числом зеленых растений в вазонах.

Концерт, показ мод

Для этих мероприятий можно выбрать конференц-зал с подиумом или сценой. Важно обратить внимание на звуковое и световое сопровождение. При потребности можно взять в аренду дополнительное оборудование. Вместо обычных стульев или кресел можно подобрать локацию с небольшими столиками, помогающими расположиться гостям с удобством для просмотра предоставленного события.

 

Многолюдные конференции, симпозиумы, доклады

Для этого мероприятия нужно выбирать большие по вместительности залы. Они могут содержать несколько помещений: приветственная зона со стендами-логотипами и человека, на входе проверяющего билеты или пригласительные, зона для отдыха и для прослушивания доклада.

Программа конференции

Важно правильно продумать план встречи. Если он будет занимать несколько часов, это может сильно утомить гостей. Необходимо продумать через определенные промежутки времени – перерывы. Также на многолюдных событиях можно предоставлять одну и ту же информацию несколько раз. Выступать перед малой аудиторией легче, чем донести свои мысли и идеи для большого количества гостей. Можно устроить несколько потоков присутствующих. Пока одни отдыхают, проводят фотосессии с логотипом, другие воспринимают информацию докладчика в зале. Потом они меняются местами.

 

Во время перерывов следует устроить фуршет, где можно присутствующим обсудить услышанное, поделиться с другими своим мнением по тому или иному поводу. Также стоит выделить несколько электрических розеток для зарядки телефона, обеспечить участников бесплатным вай-фаем. Если планируется видеоконференция, потребуется обеспечить присутствующих дополнительным видео-обеспечением.

Как правильно организовать кейтеринг

В перерывах важно гостей хорошо угостить вкусными блюдами и напитками. Каждый заказчик может заказать эту услугу, нанять дополнительный персонал по обслуживанию и определиться с меню. Есть несколько видов кейтеринга:

●       фуршет,

●       банкет,

●       кофе-брейк,

●       шведский стол,

●       барбекю.

Это может быть обычная раздача напитков, кофе или канапе, или массовое мероприятие с большим количеством блюд. Стоит учитывать, что от этого меняется стоимость. Поэтому перед организацией перекусов, нужно определиться с бюджетом на эту часть события.

Можно организовать несколько подходов ко столу для симпозиумов или тренингов, на которых присутствует много приглашенных лиц. Гости делятся на несколько групп и питаются по очереди. Этим можно избежать лишнего образование скопления людей возле столов.

Итоги

Обратившись в надежную компанию, предоставляющую в аренду свои залы, дополнительное оборудование и услуги обслуживающего персонала, кейтеринга, можно быть уверенным, что запланированная конференция будет иметь успех.