Ведення обліку – важлива складова діяльності будь-якого бізнесу. Навіть у маленькому магазині потрібно відстежувати показники продажів, контролювати складські залишки, прибуток і витрати.
Без відстеження діяльності неможливо приймати правильні управлінські рішення та загалом керувати компанією. Тому ще до відкриття власного підприємства чи інтернет-магазину варто задуматись, як саме ви будете вести облік.
Зошит та Excel: чи зручно працювати з ними в сучасному світі
У кожного підприємця є власні способи для відстеження даних, однак, за статистикою, вибір більшості – автоматизація торгівлі за допомогою спеціального програмного забезпечення. Варто розглянути докладно, чому так. По-перше, ведення обліку в зошиті – давно застарілий та неефективний спосіб, у нього практично немає переваг.
Ведення записів на папері займає багато часу, його краще витратити на розвиток чи покращення обслуговування клієнтів. Коли якісь дані не сходяться, доводиться шукати помилку чи починати облік спочатку. Не завжди співробітники та керівники мають достатньо часу та уваги, щоб займатися цим.
По-друге, максимальної концентрації вимагає ведення обліку за допомогою електронних таблиць. Багато компаній перейшли на цей спосіб після записів у зошиті, проте сьогодні він теж вважається недосконалим. Якщо хоча б одна цифра в таблиці буде неправильною, загальні підрахунки також не відповідатимуть дійсності. Відстежити коректність, правильність заповнення практично неможливо.
Чому автоматизація – це вибір сучасного бізнесу
Більшість компаній, у тому числі невеликих, надають перевагу обліку за допомогою програмного забезпечення. По-перше, це вигідно з економічної точки зору, адже сервіс працює на основі хмарних технологій та відкривається з будь-якого пристрою, підключеного до інтернету.
Для роботи з програмним забезпеченням для бізнесу не треба купувати обладнання, наймати програмістів чи інших працівників. USAP.ONLINE має власну технічну підтримку, й не потребує постійних налаштувань. Тому автоматизація – можливість заощадити й спрямувати кошти на інші цілі.
Програма для ведення обліку онлайн буде незамінною для компанії, які планують надалі розвиватися та розширювати напрями діяльності. Автоматизація торгівлі позитивно впливає відразу на декілька процесів:
- підвищення продуктивності працівників. ПЗ дає можливість ставити задачі й відстежувати їхнє виконання, щоб визначати найкращих і призначати винагороди. Це мотивує персонал працювати ефективно;
- підвищення якості обслуговування. Коли працівники не витрачають час на запис інформації й облік загалом і швидко знаходять потрібні товари, вони приділяють більше уваги клієнтам;
- правильний розподіл робочого часу. Інвентаризація більше не займатиме цілий день, адже для пошуку товару знадобиться менше ніж хвилина;
- збільшення прибутку. Програма показує, які товари мають найбільший попит, тому дає можливість правильно планувати закупівлі й розробляти маркетингові стратегії.
Автоматизація також знижує ризик великих витрат і крадіжок. Коли всі фінансові операції протягом дня відстежуються автоматично, керівник точно знає суму виторгу. Це сприяє дисципліні, адже за наявності контролю співробітники не ризикнуть красти гроші з каси чи товар на складі.
Автоматизація торгівлі виграє у порівнянні з електронними таблицями та особливо веденням обліку в зошиті. На сьогодні це зручний спосіб прискорити й спростити бізнес-процеси без зайвих витрат часу та коштів.
